Virtuaalisessa tiimissä työ voidaan fyysisesti tehdä missä tahansa työ-/toimipaikalla. Työntekijöiden sijainnilla ei ole väliä vaikka työtä tehdään tiimissä. Tiimin jäsenet voivat työskennellä eri paikkakunnilla ja eri toimipisteissä. Jäsenet voivat myös työskennellä eri puolilla maata tai jopa maapalloa. Nykypäivänä työkaluja tämän tyyppiseen työskentelyyn löytyy monesta yrityksestä. Työkalujen/ohjelmien lisäksi tarvitaan hyvät tietoliikenneyhteydet, ja näin tänä päivänä pääsääntöisesti onkin.

Virtuaalisesta tiimistä on monenlaista hyötyä, mutta voi se myös vaikuttaa työn tekemiseen negatiivisestikin. Tiimiä käytetään usein projekteissa, jotka kestävät tietyn aikaa, joskus hyvin lyhyenkin ajan. Pienissä projekteissa virtuaalista toimintaa on erittäin järkevä käyttää, kun eri yritysten asiantuntijat selvittelevät lyhyellä aikajänteellä asiat keskenään. Tällöin virtuaalisesti toimimalla säästetään paljon aikaa ja rahaa. Meidänkin yrityksessä projektiosaston henkilöt usein toimivat laitoksien tai laitteiden toimittajien kanssa tämän konseptin mukaisesti.

Jossakin tilanteissa kuitenkin tietotekniset asiat voivat aiheuttaa virtuaalisen tiimin käytölle ongelmia. Kaikilla osapuolilla ei välttämättä ole riittävän hyvän tasoisia tietoteknisiä valmiuksia. Myös asioiden käsittely ilman fyysistä yhteyttä voi aiheuttaa motivaatio haasteita, ja yhteisiin tavoitteisin sitoutuminen voi olla hankalampaa. Mielestäni on tärkeää, että ihmiset tapaavat toisinaan kasvotusten. Se, että on tavannut henkilön kasvotusten antaa heti toisenlaisen näkökulman yhdessä toimimiselle. Järkevää olisi tavata tiimin jäsenet ensin henkilökohtaisesti muutaman kerran, ja tämän jälkeen voitaisiin työskentelyä jatkaa virtuaalisesti etätyökalujen avulla.

Yrityksissä joissa on totuttu vanhanaikaiseen johtamistapaan ja organisointiin, voi olla tiimityöskentelyn käyttöönottaminen ja käyttäminen haasteellista. Näissä yrityksissä esimiesten ja johdon pitäisi oppia luottamaan työntekijöihin ja alan asiantuntijoihin, ja antaa heille vapauksia tehtävien hoitamiseen.

Johtamistapa on muuttunut ajansaatossa monessa suhteessa. Se, että työntekijät ovat vain suorittajia, ja tekevät vain sen tehtävän mitä heille on osoitettu, on vähentynyt huomattavasti. Nykyisin työntekijöille annetaan enemmän vastuuta ja heiltä odotetaan enemmän oma aloitteisuutta ja itseohjautuvuutta. Luottamus esimiesten ja työntekijöiden välillä on tärkeää, koska mm. perinteisen työajan seuranta ei onnistu virtuaalisessa työskentelyssä samalla tavalla kuin perinteisessä työskentelyssä. Virtuaalisen tiimin ja organisaation johtaminen on haasteellista, kun osapuolet eivät ole samassa paikassa. Haasteellisuuden aiheuttaa fyysisen läsnäolon puuttuminen. Tavoitteiden määrittely, palautteen antaminen ja asioiden käsittely toimii virtuaalisesti lähes yhtä hyvin kuin perinteisessä johtamisessa, mutta läsnäololla on suuri vaikutus ihmisiin. Johtamisen pääpointtina on ihmisten motivointi, ja heidän saaminen toimimaan yhteisen päämäärän saavuttamiseksi.

Virtuaalisesti toimittaessa viestinnän merkitys korostuu entistä enemmän. Viestintä on hoidettava mahdollisimman avoimesti molempiin suuntiin, tiedon pitää kulkea esimiehiltä työntekijöille ja toisinpäin. Viestinnän pitää tapahtua riittävän laajasti kaikille jäsenille, jotta kukaan ei jää "paitsioon" tiedoista, ja jotta epäselvyyksiä toisten tekemisistä ei tule.

Kommunikoinnin pitää olla aktiivista ja tehokasta. Ryhmän jäsenille on annettava vaikuttamisen mahdollisuus, jolloin motivaatio ja luottamus kasvaa ryhmässä. Omassakin työyhteisössäni olen huomannut kuinka suuri merkitys on työntekijän motivaatiolle, jos annetaan mahdollisuuksia vaikuttaa asioihin. Yksittäiselle jäsenelle työn merkitys ja tuloksen saaminen on yhtä tärkeätä kuin koko osastolle ja organisaatiolle.

Mielestäni tiimin yhteyden tunteen ylläpitämiseksi esimiehen kannattaa toisinaan pitää fyysisiä kohtaamistilaisuuksia, jossa tiimin jäsenet pääsevät tapaamaan toisiaan kasvotusten. Tilaisuuksissa esimiehen kannattaa ottaa esille ja korostaa jokaisen tiimin jäsenen tärkeyttä tavoitteiden saavuttamisen aikaansaamiseksi. Tilaisuuksien jälkeen on taas huomattavasti helpompi jatkaa virtuaalista työskentelyä.

 

Virtuaalisia työkaluja

Lync

  • Pikaviestinsovellus, joka on suunniteltu erityisesti yrityskäyttöön. Ohjelman perustoimintoja ovat pikaviestintä, läsnäolotiedon välittäminen ja videoneuvottelu ominaisuus. Ohjelma oli aiemmin useamman vuoden käytössä työpaikallani. Ohjelman perustoiminnot toimivat käytännön tasolla mielestäni hyvin.

Skype (for business)

  • Pikaviestintäohjelma, jolla käyttäjät voivat keskustella keskenään ja käyttää video- ja äänipuheluihin. Virtuaalisista työkaluista henkilökohtaisesti olen eniten käyttänyt Skypeä. Skype on työpaikallani päivittäisessä käytössä ja toimii mainiosti asioiden hoitamisessa. Ohjelmaa käytetään usein viestittelyyn työkavereiden kanssa. Videokokouksia ohjelman avulla hoidetaan myös säännöllisesti.

Adobe Connect

  • Erilaisilla alustoilla toimiva verkkokokousympäristö. Voidaan käyttää verkkokokouksiin, virtuaalisiin luokkahuoneisiin ja esityksien pitämiseen. Toimiva ohjelma mm. etäopiskeluun. Nykyisten opiskelujen kautta olen tutustunut tähän ohjelmaan. Ohjelman avulla opettaja pystyy esittelemään materiaalia opiskelijoille ja opiskelijat pystyvät tarvittaessa kommentoida chat -kentän tai mikrofonin avulla.

Sähköposti

  • Perinteinen viestien välittämiseen käytetty ohjelma. Sähköpostilla tieto saadaan helposti välitettyä usealle henkilölle. Nykyisin vaan monella työpaikalla kuten myös omallani henkilökohtaisten sähköpostien suuri määrä aiheuttaa pienoista tuskastumista. Ongelmana on, että usein viestejä välitetään "vain tiedoksi" suurelle määrälle ihmisiä, jolloin viestien määrä monellakin kasvaa valtavan suureksi. Tästä saattaa seurata hankaluuksia, esimerkiksi suureen "sähköpostimassaan" saattaa hukkua tärkeitäkin posteja.

Blogi

  • Verkkosivusto, jonne yksi tai useampi voi tuottaa sisältöä. Sisältönä voi olla tekstiä, kuvia, videokuvaa ja ääntä. Blogiin olen tutustunut tarkemmin lähinnä tämän kurssin yhteydessä. Blogialusta on varsin käyttökelpoinen ja voisi olla käytettävissä työhönkin liittyvissä asioissa.

Tehtävään kuului kokeilla uutta virtuaalista työkalua, joten otin käyttööni Dropbox -tiedostojen synkronointisovelluksen. Olin asiaa miettinyt jo aiemminkin, kun olin nähnyt muutaman opiskelukaverini käyttävän kyseistä sovellusta. Sovelluksen avulla on helppo jakaa tiedostoja muiden kanssa ja käyttää omia tiedostoja missä tahansa. Mielestäni hyvä ja toimiva sovellus. Ainoastaan näissä verkkosovelluksissa minua mietityttää tietoturva-asiat, ja että kuinka hyvin omat tiedostoni pysyvät suojattuina.

 

Tässä mietteitäni virtuaalitiimistä ja virtuaalityökaluista.

 

Lähteet:

Virolainen, H. 2010. Kai sitä ihminen on vaan sellainen laumaeläin – virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Turun kauppakorkeakoulu. Saatavissa: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf [viitattu 20.11.2016].

 

https://fi.wikipedia.org/wiki/ [viitattu 20.11.2016].