sunnuntai, 20. marraskuu 2016

Virtuaalitiimit

Virtuaalisessa tiimissä työ voidaan fyysisesti tehdä missä tahansa työ-/toimipaikalla. Työntekijöiden sijainnilla ei ole väliä vaikka työtä tehdään tiimissä. Tiimin jäsenet voivat työskennellä eri paikkakunnilla ja eri toimipisteissä. Jäsenet voivat myös työskennellä eri puolilla maata tai jopa maapalloa. Nykypäivänä työkaluja tämän tyyppiseen työskentelyyn löytyy monesta yrityksestä. Työkalujen/ohjelmien lisäksi tarvitaan hyvät tietoliikenneyhteydet, ja näin tänä päivänä pääsääntöisesti onkin.

Virtuaalisesta tiimistä on monenlaista hyötyä, mutta voi se myös vaikuttaa työn tekemiseen negatiivisestikin. Tiimiä käytetään usein projekteissa, jotka kestävät tietyn aikaa, joskus hyvin lyhyenkin ajan. Pienissä projekteissa virtuaalista toimintaa on erittäin järkevä käyttää, kun eri yritysten asiantuntijat selvittelevät lyhyellä aikajänteellä asiat keskenään. Tällöin virtuaalisesti toimimalla säästetään paljon aikaa ja rahaa. Meidänkin yrityksessä projektiosaston henkilöt usein toimivat laitoksien tai laitteiden toimittajien kanssa tämän konseptin mukaisesti.

Jossakin tilanteissa kuitenkin tietotekniset asiat voivat aiheuttaa virtuaalisen tiimin käytölle ongelmia. Kaikilla osapuolilla ei välttämättä ole riittävän hyvän tasoisia tietoteknisiä valmiuksia. Myös asioiden käsittely ilman fyysistä yhteyttä voi aiheuttaa motivaatio haasteita, ja yhteisiin tavoitteisin sitoutuminen voi olla hankalampaa. Mielestäni on tärkeää, että ihmiset tapaavat toisinaan kasvotusten. Se, että on tavannut henkilön kasvotusten antaa heti toisenlaisen näkökulman yhdessä toimimiselle. Järkevää olisi tavata tiimin jäsenet ensin henkilökohtaisesti muutaman kerran, ja tämän jälkeen voitaisiin työskentelyä jatkaa virtuaalisesti etätyökalujen avulla.

Yrityksissä joissa on totuttu vanhanaikaiseen johtamistapaan ja organisointiin, voi olla tiimityöskentelyn käyttöönottaminen ja käyttäminen haasteellista. Näissä yrityksissä esimiesten ja johdon pitäisi oppia luottamaan työntekijöihin ja alan asiantuntijoihin, ja antaa heille vapauksia tehtävien hoitamiseen.

Johtamistapa on muuttunut ajansaatossa monessa suhteessa. Se, että työntekijät ovat vain suorittajia, ja tekevät vain sen tehtävän mitä heille on osoitettu, on vähentynyt huomattavasti. Nykyisin työntekijöille annetaan enemmän vastuuta ja heiltä odotetaan enemmän oma aloitteisuutta ja itseohjautuvuutta. Luottamus esimiesten ja työntekijöiden välillä on tärkeää, koska mm. perinteisen työajan seuranta ei onnistu virtuaalisessa työskentelyssä samalla tavalla kuin perinteisessä työskentelyssä. Virtuaalisen tiimin ja organisaation johtaminen on haasteellista, kun osapuolet eivät ole samassa paikassa. Haasteellisuuden aiheuttaa fyysisen läsnäolon puuttuminen. Tavoitteiden määrittely, palautteen antaminen ja asioiden käsittely toimii virtuaalisesti lähes yhtä hyvin kuin perinteisessä johtamisessa, mutta läsnäololla on suuri vaikutus ihmisiin. Johtamisen pääpointtina on ihmisten motivointi, ja heidän saaminen toimimaan yhteisen päämäärän saavuttamiseksi.

Virtuaalisesti toimittaessa viestinnän merkitys korostuu entistä enemmän. Viestintä on hoidettava mahdollisimman avoimesti molempiin suuntiin, tiedon pitää kulkea esimiehiltä työntekijöille ja toisinpäin. Viestinnän pitää tapahtua riittävän laajasti kaikille jäsenille, jotta kukaan ei jää "paitsioon" tiedoista, ja jotta epäselvyyksiä toisten tekemisistä ei tule.

Kommunikoinnin pitää olla aktiivista ja tehokasta. Ryhmän jäsenille on annettava vaikuttamisen mahdollisuus, jolloin motivaatio ja luottamus kasvaa ryhmässä. Omassakin työyhteisössäni olen huomannut kuinka suuri merkitys on työntekijän motivaatiolle, jos annetaan mahdollisuuksia vaikuttaa asioihin. Yksittäiselle jäsenelle työn merkitys ja tuloksen saaminen on yhtä tärkeätä kuin koko osastolle ja organisaatiolle.

Mielestäni tiimin yhteyden tunteen ylläpitämiseksi esimiehen kannattaa toisinaan pitää fyysisiä kohtaamistilaisuuksia, jossa tiimin jäsenet pääsevät tapaamaan toisiaan kasvotusten. Tilaisuuksissa esimiehen kannattaa ottaa esille ja korostaa jokaisen tiimin jäsenen tärkeyttä tavoitteiden saavuttamisen aikaansaamiseksi. Tilaisuuksien jälkeen on taas huomattavasti helpompi jatkaa virtuaalista työskentelyä.

 

Virtuaalisia työkaluja

Lync

  • Pikaviestinsovellus, joka on suunniteltu erityisesti yrityskäyttöön. Ohjelman perustoimintoja ovat pikaviestintä, läsnäolotiedon välittäminen ja videoneuvottelu ominaisuus. Ohjelma oli aiemmin useamman vuoden käytössä työpaikallani. Ohjelman perustoiminnot toimivat käytännön tasolla mielestäni hyvin.

Skype (for business)

  • Pikaviestintäohjelma, jolla käyttäjät voivat keskustella keskenään ja käyttää video- ja äänipuheluihin. Virtuaalisista työkaluista henkilökohtaisesti olen eniten käyttänyt Skypeä. Skype on työpaikallani päivittäisessä käytössä ja toimii mainiosti asioiden hoitamisessa. Ohjelmaa käytetään usein viestittelyyn työkavereiden kanssa. Videokokouksia ohjelman avulla hoidetaan myös säännöllisesti.

Adobe Connect

  • Erilaisilla alustoilla toimiva verkkokokousympäristö. Voidaan käyttää verkkokokouksiin, virtuaalisiin luokkahuoneisiin ja esityksien pitämiseen. Toimiva ohjelma mm. etäopiskeluun. Nykyisten opiskelujen kautta olen tutustunut tähän ohjelmaan. Ohjelman avulla opettaja pystyy esittelemään materiaalia opiskelijoille ja opiskelijat pystyvät tarvittaessa kommentoida chat -kentän tai mikrofonin avulla.

Sähköposti

  • Perinteinen viestien välittämiseen käytetty ohjelma. Sähköpostilla tieto saadaan helposti välitettyä usealle henkilölle. Nykyisin vaan monella työpaikalla kuten myös omallani henkilökohtaisten sähköpostien suuri määrä aiheuttaa pienoista tuskastumista. Ongelmana on, että usein viestejä välitetään "vain tiedoksi" suurelle määrälle ihmisiä, jolloin viestien määrä monellakin kasvaa valtavan suureksi. Tästä saattaa seurata hankaluuksia, esimerkiksi suureen "sähköpostimassaan" saattaa hukkua tärkeitäkin posteja.

Blogi

  • Verkkosivusto, jonne yksi tai useampi voi tuottaa sisältöä. Sisältönä voi olla tekstiä, kuvia, videokuvaa ja ääntä. Blogiin olen tutustunut tarkemmin lähinnä tämän kurssin yhteydessä. Blogialusta on varsin käyttökelpoinen ja voisi olla käytettävissä työhönkin liittyvissä asioissa.

Tehtävään kuului kokeilla uutta virtuaalista työkalua, joten otin käyttööni Dropbox -tiedostojen synkronointisovelluksen. Olin asiaa miettinyt jo aiemminkin, kun olin nähnyt muutaman opiskelukaverini käyttävän kyseistä sovellusta. Sovelluksen avulla on helppo jakaa tiedostoja muiden kanssa ja käyttää omia tiedostoja missä tahansa. Mielestäni hyvä ja toimiva sovellus. Ainoastaan näissä verkkosovelluksissa minua mietityttää tietoturva-asiat, ja että kuinka hyvin omat tiedostoni pysyvät suojattuina.

 

Tässä mietteitäni virtuaalitiimistä ja virtuaalityökaluista.

 

Lähteet:

Virolainen, H. 2010. Kai sitä ihminen on vaan sellainen laumaeläin – virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Turun kauppakorkeakoulu. Saatavissa: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf [viitattu 20.11.2016].

 

https://fi.wikipedia.org/wiki/ [viitattu 20.11.2016].

 

sunnuntai, 6. marraskuu 2016

Digitalisaation johtaminen

Digitalisaation aiheuttamat muutokset luo yrityksen johtamiselle haasteita. Johtamisen edellytyksenä on, että johdolla ja johtajilla kykyä omaksua muutokset ennen kuin niitä voidaan ottaa käytäntöön koko organisaatiossa. Johtamisessa on mietittävä mihin organisaatiota viedään, mitä työntekijät tekevät uudessa tilanteessa, miten muutoksiin kouluttaudutaan. On määriteltävä määränpää ja sen tavoitteet. Muutosta tehtäessä viestinnän merkitys on erittäin suuri. Organisaation kanssa on kommunikoitava, keskusteltava, ja on tärkeätä kuunnella työntekijöitä. Työntekijöiden kuunteleminen ja ymmärtäminen mahdollistaa uusia näkökantoja asiaan. Johtajan täytyy sisäistää kokonaisuus, johon kuuluu vanhat toimintamallit kuin digitaalisuuden uudet ominaisuudet. Liiketoiminnan tai liiketoimintojen vieminen uuteen suuntaan vanhojen toimintojen rinnalla, vaatii hyviä johtamisen taitoja.

Monessa yrityksessä muutosvastarinta johtuu huonosti hoidetusta muutosjohtamisesta. Muutokset tuodaan esille ilman tai puuttellisten perustelujen kanssa. Toisinaan muutoksia otetaan käyttöön kysymättä mielipiteitä niiltä ihmisiltä jotka asian kanssa joutuvat toimimaan. Nämä synnyttävät vastarintaa ja ajatuksia, että muutoksia tehdään johdon "päähänpistoista" ja, koska johtajat haluavat saada "oman käden jäljen" esille.

Johtaminen on määrätietoista yhdessä kulkemista kohti sovittuja päämääriä ja tavoitteita. Se on ihmisten organisointia ja sosiaalista vuorovaikutusta siten, että jokainen voi antaa parastaan yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Digitalisaatio ei horjuta johtamisen perusperiaatteita, vaan antaa sille omat erityispiirteensä. Digitalisaation johtamisessa oman lisämausteen tuo poisoppimisen ja luopumisen johtaminen. Jotta ihmiset ja yritykset voivat tehdä asioita uudella tavalla, jostain vanhasta on väistämättä luovuttava. Se aiheuttaa helposti muutosvastarintaa. Taitava johtaja selviytyy näistäkin tilanteista avoimen viestinnän avulla. Myös ihmisten mukaan ottaminen muutosprojekteihin auttaa muutoksen ymmärtämistä. Kun ihmisillä on ollut mahdollisuus vaikuttaa muutoksen läpivientiin, se on helpompi ottaa vastaan. 

Digitalisaation myötä johtajan täytyy luottaa alaisiinsa entistä enemmän. Hänen on annettava työntekijöille enemmän tilaa tehdä oikeita päätöksiä ja oikea-aikaisesti. Niin liike-elämän kuin muunkin maailman rytmi on niin vauhdikas, ettei joka tilanteessa ole aikaa kysyä lupaa yhdeltä tai useammalta taholta. Mitä enemmän hierarkiaa yrityksissä on, sitä suuremmasta asennemuutoksesta on kyse. 

digitalisaatio.jpg

Johdon tehtävänä on varmistaa, että koko organisaatiolla on selkeästi mielessä tavoitteet, joihin pyritään sekä missä puitteissa toimitaan. Tavoitteiden tiedostaminen auttaa työntekijöitä tekemään niitä oikeita päätöksiä. Vaikka johdon on annettava osa vastuustaan ja vallastaan esimiehile sekä muille työntekijöille, johdon työmäärä ei suinkaan vähenny. Johtajien täytyy osata tehdä isoista ja monimutkaisista asioista yksinkertaisia. Yksinkertaistaminen on johtajien yksi tärkeimmistä ominaisuuksista. Lisäksi johtajien pitää lisätä koko organisaation tietotaitoja siitä, miten tehdyt päätökset ovat vaikuttaneet ja miten ne vievät kohti yhteistä tavoitetta. Se ohjaa jatkossa jokaista entistä parempia päätöksiä kohti. Työ on jatkuvaa ja muutosvastarintaa ilmenee varmasti aktiivisestakin viestinnästä huolimatta. Johtajalle on kuitenkin epäilemättä palkitsevaa nähdä alaistensa onnistumisia ja kehitystä omassa työssään. Digitalisaation yhtenä osana on kehittyminen ja uusien asioiden haltuunotto. 

Johtajan tai henkilön, joka johtaa digitalisaatiota ei tarvitse olla tämän alan ammattilainen. Hänen täytyy olla vain valmis raivaamaan organisaatiossa tilaa digitalisaatiolle ja valmistaa ihmiset sen vastaanottoon. Digitalisaation johtaminen pitää toteuttaa johtamisen perusmetodeilla ja määrätietoisella asenteella.

 

 

Lähteet:

Digitalisaation johtaminen. Saatavissa: https://www.documenthouse.fi/blogi/digitalisaation-johtaminen. [viitattu 6.11.2016]

sunnuntai, 30. lokakuu 2016

Digitalisaatio ja muutokset työelämässä

Digitalisaation vaikutuksista työelämässä keskustellaan paljon. Uuden edessä nähdään usein uhkia, mutta muutos on väistämätöntä ja digitalisaation mahdollisuudet kannattaa nähdä ja hyödyntää. Nykyaikaisen organisaation toiminnassa digitalisaatio on läpileikkavaa, kaikkia koskevaa. Se asettaa uusia haasteita niin johtajalle kuin työntekijälle, niin työn tekemisen tavoille kuin palvelujen kehittämiselle. Digiaikakaudella kommunikaatio on valtaa, ja teknologia mahdollistaa sen. (Ennakointikamari 2015.)

 

Digitalisaatio synnyttää työelämässä positiivisia sekä negatiivisia muutoksia. Monelle työntekijälle digitalisaation raju kasvaminen aiheuttaa haasteita ja sitä kautta paineita pärjäämiselle. Useimmiten haasteita on vanhemmilla työntekijöillä. Heillä saattaa herätä ajatuksia, että pärjääkö nuorempien työntekijöiden vauhdissa mukana. Oman osaamisen ja työn jatkuvuuden epävarmuus lisääntyy näissä tilanteissa. Monesti heistä tuntuu ahdistavalta, kun pitää jo päivittäisien asioiden hoitamisessa käyttää useita erilaisia järjestelmiä. Useiden järjestelmien käyttäminen tarkoittaa myös useiden käyttäjätunnuksien ja salasanojen hallintaa. Näihin asioihin yritysten pitäisi panostaa, jotta yrityksen yksi voimavara eli kokeneet työntekijät pysyvät työelämän rytmissä mukana ja motivoituneina. Muutoksien ja uusien asioiden käyttöönottaminen vaatii hyvää ohjeistusta ja koulutuksia. Koko organisaation sitoutuneisuus johdosta työntekijöihin vaikuttaa muutoksien läpi viemisen onnistumiseen.

Toisille ihmisille digitalisaation lisääntyminen on myönteinen asia ja he kokevat, että muutoksien kautta tulee uusia mahdollisuuksia. He suhtautuvat positiivisesti teknologiaan, ja ovat kiinnostuneita hyödyntämään sen tarjoamia mahdollisuuksia työelämässä ja sen ulkopuolella. He kokevat hienona asiana, kun kaikki maailman tieto on helposti saavutettavissa, kun sitä tarvitaan. Nämä työntekijät hyödyntävät digitalisaatiota kommunikaatiossa sekä erilaisten asioiden hoitamisessa.

digitalisaatio.jpg

 

Yrityksen johto esimiesten avustuksella luo edellytykset organisaation toiminnalle digitalisaation aiheuttamien muutoksien hallinnassa. Johdon pitää ymmärtää, että ihminen on keskeisessä roolissa yrityksen tulevaisuuden kannalta. Osaavat ja sitoutuneet ihmiset ovat tärkeitä menestystä luotaessa. Yhteisen päämäärän asettaminen ja toimintatapojen kehittäminen luo jatkuvuutta tulevaisuuden toimintaympäristölle.

Digitalisaatio ei ole ilmiönä uusi, mutta sen vaikutukset ovat laajemmat kuin aiemmin on ajateltu. Tämän päivän ja erityisesti tuleva digitalisaatio on vallankumouksellista, toimintaa mullistavaa uudistamista. Ellei ajattelua samalla muuteta, on vaarana, että vanhojen toimintatapojen päälle rakennetaan automaatiota, joka tekee prosessista vain entistä kalliimman. On aika kyseenalaistaa vanhaa ja löytää oikea visio. Ennen kuin voimme tehdä asioita uudella tavalla, meidän pitää opetella. Oppiminen tapahtuu tekemällä. Toiminnan digitalisoinnissa on tärkeää, että aloitetaan heti – ei suunnitella liikaa vaan opitaan kokeilemalla. (Valtiokonttori 2016.)

Digitalisaatio on joka tapauksessa nähtävä työelämässä mahdollisuutena nostaa tuottavuutta ja talouskasvua. Digitalisaatio on yksi vaihe työelämän loputtomassa muutoksessa.

 

 

Lähteet

Ennakointikamari 2015. [Viitattu 30.10.2016]. http://ennakointikamari.fi/events/tyoelaman-muutos-ennakointikamari-4-4-2015/

Valtiokonttori 2016. Kohti digimurrosta. [Viitattu 30.10.2016]. http://www.valtiokonttori.fi/fi-FI/Virastoille_ja_laitoksille/Digitalisaatio/Loppuraportti_Valmiina_digikiriin/Johdanto#tavoitteet

torstai, 6. lokakuu 2016

Blogit johtamisen työkaluna

Opintojakson ensimmäisenä tehtävänä oli perustaa blogi halutulle alustalle. Valitsin VUODATUS.NET -blogialustan, koska alusta on suomalainen, avoin ja  ilmainen. Minulla ei ollut aiempaa kokemusta blogialustoista, joten ajattelin tämän alustan olevan helpoin perustaa ja käyttää. Blogin perustaminen onnistuikin todella helposti. Sisällön tuottaminen onkin sitten asia erikseen, koska olen todellakin enemmän tekniikan ihmisiä, kuin tekstin kirjoittaja. Blogialustaa en pysty vertailemaan muihin some-kanaviin, koska olen erittäin vähän käyttänyt tämän tyyppisiä sosiaalisen median kanavia. Olen lukenut ainoastaan työpaikkamme intranetissä olevia toimitusjohtaja- ja strategiablogeja. Toimitusjohtaja kertoo blogissaan omia sekä yrityksen johdon mielipiteitä ajankohtaisista asioista. Strategiablogissa kerrotaan miten strategian eteenpäin vieminen edistyy ja mahdollisista strategian muutoksista. Näitä blogeja seuraan viikoittain, mutta muita yleisesti käytettyjä some-kanavia, kuten Twitteriä ja Facebookkia en ole koskaan käyttänyt. Olen tarkoituksella pyrkinytkin välttämään näitä kanavia, vaikka ulkopuolista painetta kanavien käyttämiseen tulee melko usein. Youtubea olen kyllä käyttänyt tiedon hankintaan ja musiikin kuunteluun, mutta en osaa tehdä vertailua miten hyvin blogialustat soveltuvat youtuben kaltaisen sisällön julkaisemiseen.

Blogialustojen käyttäminen johtamisviestinnässä ja yleensäkin työelämän viestinnässä tuo paljonkin erilaisia mahdollisuuksia. Monet sähköpostit, kasvokkaiskeskustelut ja käytäväkeskustelut voisi hyvinkin hoitaa blogien avulla. Sen sijaan kehityskeskustelut ja usein kokoukset vaativat sen, että ihmiset tapaavat kasvotusten henkilökohtaisella tasolla. Mielestäni asioiden läpi käyminen ja selittäminen sanallisesti on paljon helpompaa kuin kirjoittamalla. Sisäisien tiedotteiden julkaisemiseen blogialusta sopii hyvin riippuen kuitenkin tiedotteen virallisuudesta. Esimiestyössä blogia voisi käyttää päiväkirjan tyyppisesti, jolloin päivittäisiä ja ei virallisia-asioita tiedotettaisiin tätä kautta. Videomuotoista blogia ja kommunikointia en hyödyntäisi esimiestyöskentelyssä. Nykypäivän digitaalisuus on jo muutenkin vähentänyt henkilökohtaisia keskusteluja. Minusta henkilökohtainen kohtaaminen on monessa tilanteessa parempi vaihtoehto. Digitaalisuuden lisääntyminen ei saisi korvata ja vähentää ihmisten kanssakäymistä.

Osaamisen fokus on tällä hetkellä puheissa vahvasti digitaalisen osaamisen kasvattamisessa. Olen samaa mieltä elinkeinoministeri Olli Rehnin kanssa, joka sanoo haastattelussa uskovansa siihen, että osaaminen on uuden työn tärkein raaka-aine ja osaamisella digitalisaation haasteet saadaan käännettyä mahdollisuuksiksi. Minusta on kuitenkin tärkeää muistaa, että pelkkä digiosaaminen ei riitä. Digitaalisten taitojen lisäksi edelleen tarvitaan vankkaa osaamista omasta alasta ja hyviä ihmissuhdetaitoja.

Tämän päivän työelämässä on edelleenkin ensiarvoisen tärkeätä omata vuorovaikutustaitoja. Pitää oivaltaa miten kommunikoida kunkin kanssa, jotta saa ajamansa asian edistymään. Isot ii:t onnistuneessa ja kestävän kehityksen työympäristössä ovat ihminen ja ihmissuhdetaidot.

Joka tapauksessa digitaalisuus ja myös blogit tulevat olemaan työelämän tulevaisuutta. Näitä mahdollisuuksia kannattaa hyödyntää mahdollisimman paljon. Näiden avulla saadaan mm. yritysten prosessit tehokkaiksi, materiaalien jakaminen helpoksi, ja ulkoinen sekä sisäinen tiedonkulku toimimaan tehokkaasti ja nopeasti.

 

Lähteet:

DNA blogit, neuvottelupöydässä ei twiittaamalla pärjää.

Saatavissa: http://blogit.dna.fi/uuden-tyon-dna. [viitattu 9.10.2016]

Tietoisuusjohtaminen, ihmissuhdetaidot johtajuustekijänä tulevaisuudessa.

Saatavissa: http://tietoisuusjohtaminen.fi/ihmissuhdetaidot-johtajuustekijana-tulevaisuudessa. [viitattu 9.10.2016]

torstai, 6. lokakuu 2016

Johtamisen ajankohtaisteema -opintojakso

Blogi on perustettu Johtamisen ajankohtaisteema -opintojaksoon liittyvien tehtävien suorittamisen alustaksi. Pääteema käsitellään opintojaksolla neljän eri näkökulman mukaisesti. Teemat ovat seuraanvanlaisia: Blogit johtamisen työkaluna, Digitaalisuus osana työelämän muutosta, Virtuaaliteemat ja Digi-ihminen.